Hoe Securex de workflow voor het bestellen van visitekaartjes verbeterde.

Elke dag staan er 1.700 Securex-medewerkers klaar om meer dan 83.000 bedrijven en 116.000 zelfstandigen te helpen als HR-partner. Net zoals voor elke grote organisatie, vindt Securex het belangrijk om processen zoveel mogelijk te optimaliseren. Zo kwam er in het verleden best wel wat kijken bij het managen van de vele visitekaartjes door het wijd verspreid kantorennet in binnen-en buitenland.

De uitdaging: efficiënter beheer van de visitekaartjes

Volgens Jolien Vercamer, Client Communication Officer bij Securex, werden de visitekaartjes geregeld via een vrij intensieve workflow. Na de aanvraag moest de grafische vormgever de kaartjes opmaken, wijzigen, laten goedkeuren en tot slot doorsturen naar een externe drukker. Securex was op zoek naar een manier om dit proces efficiënter te beheren.

Sinds enige tijd hanteren we bij Securex een nieuwe huisstijl. Daarnaast waren we ook zoekende naar een digitale oplossing zodat er minder tussenkomst door ons grafisch team nodig zou zijn. Fileshop bood een oplossing voor onze wensen.

Jolien Vercamer
securex-banner.jpg

De oplossing: Fileshop om de workflow te optimaliseren

Perka bood met Fileshop een oplossing voor deze uitdagingen. Medewerkers loggen eenvoudig in op een online platform waar ze de templates van de visitekaartjes aantreffen, die conform de huisstijl werden ontworpen. Enkel de vooraf gedefinieerde velden kunnen gewijzigd worden zoals de naam, voornaam of functie. De kantoorgegevens worden automatisch ingevuld wanneer een bepaalde vestiging wordt geselecteerd. Wanneer alle gegevens correct zijn, kan een proefdruk gedownload worden. Een approval flow zorgt ervoor dat de eindverantwoordelijke nog inspraak heeft. Deze hoeft de order enkel nog goed te keuren om in productie te gaan. Binnen de kortste tijd worden de kaartjes geleverd op het gewenste adres.

We hebben bij meerdere leveranciers navraag gedaan. Na de demo van Perka waren we al vrij snel overtuigd van de meerwaarde en mogelijkheden van Fileshop. De tool is snel en makkelijk te gebruiken. Uiteraard speelde ook de kwaliteit van het drukwerk een belangrijke rol. Dit maakte ook deel uit van onze criteria om over te schakelen.

Jolien Vercamer

Het eindresultaat van deze nieuwe workflow zijn tevreden mensen. Zo kunnen de medewerkers erop rekenen dat hun aanvraag snel wordt opgevolgd en kan het grafisch team zich focussen op het echte creatieve werk.

Cijfers in de spotlight

270 medewerkers van Securex hebben reeds hun visitekaartjes besteld via dit systeem. Wekelijks verzamelt Perka zo’n vijf tot tien nieuwe bestellingen. Deze worden geprint, verpakt per filiaal en verzonden naar een centrale. Van daaruit worden ze via het eigen distributiekanaal van Securex tot bij de medewerker gebracht.

Download deze case als pdf en blijft op de hoogte van nieuwe cases.

Krijg print smarter advies...

...en wij brengen uw koffietas mee.

Deze gegevens worden gebruikt om jou te contacteren om je vraag of opmerking te beantwoorden.
Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen. Meer informatie vind je in ons privacybeleid.

Share

Cases in de spotlight