Inhoud

1. Jouw privacy is belangrijk
2. Jouw recht op privacy
3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?
4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden?
5. Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

1. JOUW PRIVACY IS BELANGRIJK

Je privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen

We hebben het hier over jou als (toekomstige) klant van ons bedrijf, leverancier of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1 Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen.

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website www.perka.be.

Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

1.2 Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Perka NV actief in België, met de maatschappelijke zetel gelegen in de Industrielaan 10-12 te 9990 Maldegem is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

1.3. Hoe kan je ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op het postadres Industrielaan 10-12 te 9990 Maldegem of via e-mail op het e-mailadres privacy@perka.be.

Perka NV heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan u ook altijd contacteren op de bovenstaande coördinaten

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Drukkerij Uitgeverij Perka

Voor Perka is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel,

+32 (0)2 274 48 00 of e-mail contact@apd-gba.be

2. JOUW RECHT OP PRIVACY

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer Perka jouw toestemming vraagt dan kan je die toestemming altijd intrekken.

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1 Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2 Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die we van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3 Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Perka geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is; bijvoorbeeld het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens, …

2.4. Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven in 1.4

2.8. Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag via een brief op het adres Industrielaan 10-12 te 9990 Maldegem of per e-mail op het e-mailadres privacy@perka.be.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitvoeren.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld dient te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. WAAROM WILLEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN?

3.1. Perka moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

• fiscaal recht
• handelsrecht
• de GDPR (bij de behandeling van een aanvraag voor de uitvoering van jouw rechten)
• de klokkenluiderswetgeving
• de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2. Perka moet zijn contract met jou kunnen uitvoeren

Als klant bij ons doe je een beroep op onze diensten. Om je een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als je onze leverancier bent. Ook dan dienen wij onze overeenkomsten te respecteren. Om dit te waarborgen dienen wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel te verwerken en te beheren.

3.3. Perka moet als bedrijf kunnen functioneren inzake communicatie.

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Perka. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze rechtsgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

Perka wenst met jou, als bestaande klant of actieve prospect, te communiceren via direct marketing. Dit kan op jouw specifieke vraag of wij kunnen vermoeden dat je interesse hebt in onze nieuwe producten/diensten. Gezien wij tot doel hebben om steeds een betere service te bieden en dit aan jou willen communiceren verwerken wij jouw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan je op allerlei manieren bereiken namelijk via per e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat jou zo weinig mogelijk stoort. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer opnemen in onze communicaties.

3.4. De wetgeving over klokkenluiders is van toepassing op Perka.

Perka verwerkt de verstrekte persoonsgegevens op een vertrouwelijke wijze en uitsluitend met het oog op de uitvoering van de “Klokkenluiderspolicy” die voortvloeit uit de naleving van de wettelijke verplichtingen onder de klokkenluidersrichtlijn2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden en de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie-of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.

Concreet verwerken we deze persoonsgegevens om de doeleinden die voortvloeien uit bovenstaande wetgeving en haar “Klokkenluiderspolicy” te respecteren en om de (anonieme) klacht van de melder te kunnen behandelen, beoordelen en waar nodig verder te onderzoeken.

4. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE VAN JOU EN VOOR WELKE DOELEINDEN?

4.1. Van onze zakelijke relaties

De zakelijke relaties zijn onze klanten, prospecten en leveranciers. Perka verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de producten en diensten en om onze zakelijke relaties te onderhouden.

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciers beheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, telefoonnummer en/of gsmnummer, e-mailadres, btw-nummer, financiële gegevens

4.2. Van onze kandidaat kopers

Onze potentiële nieuwe klanten hebben interesse in onze producten en diensten. Perka wenst hen dan ook op de hoogte te houden van deze producten/diensten. Om met hen te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoon en/of gsm-nummer en e-mailadres.

4.3. Van onze sollicitanten

Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij Perka.

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen en met je te communiceren: jouw naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, uw cv en informatie over uw opleiding en uw professionele en andere ervaring. Als het relevant is voor de vacature kunnen we ook de persoonsgegevens verwerken in het kader van persoonlijkheidstests en/of referenties.

4.4. Persoonsgegevens in het kader van de klokkenluiderswetgeving

Perka zal in het kader van haar “Klokkenluiderspolicy” volgende persoonsgegevens verwerken in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke: naam, functie, contactgegevens, ondernemingsnummer van melder (indien niet anoniem), van betrokken personen (i.e. aangeklaagde personen), van derden die verbonden zijn met de melder, van facilitators, van dossierbehandelaar.

We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens van de melder. Als er bijzondere categorieën van persoonsgegevens zouden worden verwerkt dan zullen deze persoonsgegevens met de nodige veiligheid worden verwerkt en overeenkomstig de gepaste rechtsgrond.

4.5. Cookies

Perka maakt op de website www.perka.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.

We gebruiken noodzakelijke en analytische cookies. Met uitzondering van de noodzakelijke cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie policy.

5. OVER HET DELEN EN BEWAREN VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

5.1. Met wie delen we jouw persoonsgegevens ?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen, indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen jouw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van je gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Perka werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Jouw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald wanneer wij werken met Google. In dit geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2. Perka geeft jouw persoonsgegevens niet door aan derden

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

5.3. We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Perka gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De persoonsgegevens van onze prospecten, bewaren we initieel 5 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en Perka dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 5 jaar in.

De persoonsgegevens van bestaande klanten en leveranciers bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.

De persoonsgegevens van de sollicitanten die niet weerhouden worden, vernietigen we na het afsluiten van de selectieprocedure.

Versie: 22 december 2023